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De cerca de 370.000 sociedades que están obligadas a registrar a los accionistas o beneficiarios finales a partir del próximo domingo 1°. de setiembre, solo el 20% han tramitado el certificado de firma digital, primer paso para cumplir con este requisito.
Así lo informó la tarde de este lunes 26 de agosto, Eduardo Prado, gerente del Banco Central, quien resaltó que uno 296.000 representantes (el restante 80%), carece de esta firma.
El Banco Central, el Ministerio de Hacienda y el Instituto Costarricense Sobre Drogas (ICD) anunciaron, en conferencia de prensa, que ya tienen lista la plataforma para que las personas jurídicas que están obligadas comiencen a cumplir con la información.
El próximo mes el proceso se inicia con las cédulas jurídicas que terminan en 0 o 1.
En la conferencia participaron Nogui Acosta, viceministro de Ingresos del Ministerio de Hacienda, Prado y Guillermo Araya, director general del ICD.
Prado explicó que el Banco Central implementó y puso en operación el sistema informático que admite, almacena y brinda seguridad en la información que va a administrar. Añadió que el Banco obtuvo la certificación de la seguridad, según los estándares internacionales.
El Registro estará disponible las 24 horas del día y los 365 días del año.
En caso de que el representante legal no pueda realizar la declaración, podrá designar a un tercero ante un notario para que pueda realizar el trámite, añadió Prado.
El Registro de transparencia y beneficiarios finales es un repositorio de accionistas o beneficiarios finales, que se creó mediante la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal, Ley N°. 9416, aprobada en el 2016.
“Las personas jurídicas o estructuras jurídicas domiciliadas en el país, por medio de su representante legal, deberán proporcionar al Banco Central de Costa Rica el registro o la indicación de los accionistas y beneficiarios finales que tengan una participación sustantiva”, establece dicha Ley.
La Ley define también que el beneficiario final es la persona física que ejerce una influencia sustantiva o control, directo o indirecto, sobre la estructura jurídica de manera que cuente con la mayoría de los derechos de voto de los accionistas o socios, tenga el derecho a designar o cesar a la mayor parte de los órganos de administración, dirección o supervisión, o que posea la condición de control de esa empresa en virtud de sus estatutos.
Por participación sustantiva, Hacienda definió que sea 15% respecto al capital total de la persona jurídica.
Este registro es uno de los acuerdos tomados por Costa Rica para el ingreso a la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE).
La obligación es para las personas jurídicas que tengan plazo social vigente e incluye a: sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, en nombre colectivo, en comandita, sucursales de sociedades extranjeras, empresas individuales de responsabilidad limitada y sociedades civiles.
El resto de obligados irán siendo incorporado en una segunda fase, explicó la empresa Deloitte, en un boletín.
¿Cómo será el proceso?
El primer paso es contar con una firma digital. La información sobre el costo, horarios de atención, ubicación geográfica y números de teléfono están disponibles en el apartado de Servicios, submenú Firma Digital, de la página web del Banco Central (www.bccr.fi.cr).
Prado informó de que hay 50 entidades en la cual los representantes pueden tramitar la firma digital.
Los apoderados de las empresas que son los encargados de hacer el registro de accionistas de cada compañía deberán hacer el registro en la siguiente dirección: www.centraldirecto.fi.cr Ahí encontrará la plataforma creada por el Banco Central.
Para la primera declaración, la ordinaria del periodo 2019, los que tienen cédula jurídica que termina en 0 o 1 la presentan en setiembre del 2019; si terminan en 2 y 3, en octubre; 4 y 5, en noviembre; 6 y 7, en diciembre; y 8 y 9, en enero del 2020.
Acosta explicó que las que terminan en 0 y 1 todavía tienen el mes de setiembre para hacer el trámite, pero todos pueden ir tramitando la firma digital y adelantando el proceso.
Las sanciones
Las principales sanciones previstas para quienes incumplan este requisito son la imposibilidad de emitir certificaciones de personería (certificados de incumbencia) y similares de Registro Nacional; imposibilidad de inscripción de documentos presentados al Registro Nacional y una multa equivalente al 2% de los ingresos brutos de la entidad, con un mínimo de$2.000 (poco más de ¢1,3 millones) y un máximo de $72.000 (unos ¢44,6 millones).
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Además, está el riesgo de una inhabilitación práctica, pues el congelamiento de trámites en el Registro Nacional dificulta la mayoría de actividades comerciales o productivas.
Según la Dirección General de Tributación, hay cerca de 310.000 personas jurídicas, que incluyen sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada, empresas individuales de responsabilidad limitada, entre otras, que deben entregar su información al registro de accionistas.
En el caso de sociedades inactivas, deberían darse de baja para no tener que cumplir con la actividad, si no serían sancionados, explicó Acosta.
Dudas de empresas extranjeras
Según un comunicado, emitido este lunes 26 de agosto por Nassar Abogados, dicho Registro está provocando incertidumbre en las empresas cuyo capital social pertenece a entidades extranjeras.
Según el comunicado, la documentación de respaldo, que debe tener a mano el apoderado de la compañía al momento de hacer la declaración, en algunos casos se está convirtiendo en un proceso complejo, ya que en otros países la emisión de certificaciones opera de forma diferente a como se hace en Costa Rica.
“En otras jurisdicciones funciona bastante diferente, porque no en todos los países, este tipo de certificaciones son tramitadas, a través de un Notario Público, o no se cuenta con un Libro de Registro de Accionistas, en la forma acostumbrada en nuestro medio. Por ejemplo, hay países en los que es el mismo secretario de la compañía quien certifica quiénes son sus accionistas, por lo que en estos casos debemos ir valorando las particularidades de cada sociedad y de cada país, para ver cómo se ajusta a lo que solicita Costa Rica”, explicó Ana Elena Castillo, asociada de Nassar Abogados.
Castillo dijo que cuando los socios son otras personas jurídicas, debe presentarse la información de toda la cadena de control hasta llegar a los beneficiarios finales, según los términos definidos por la normativa.
Es por esa razón que, en los casos de estructuras complejas, de no iniciarse el procedimiento con la debida anticipación, se presenta este tipo de incertidumbre entre los empresarios, sobre la complejidad de no contar con la documentación inmediata a tiempo, lo que podría significar atrasos a la hora de hacer la declaración en las fechas establecidas por el Ministerio de Hacienda.
“Si en la cadena de accionistas de una sociedad participan otras personas jurídicas también debe presentarse la información de los accionistas de estas y así, sucesivamente, hasta llegar a los beneficiarios finales. Si no se presenta la información completa de toda la cadena, a pesar de que algunas sociedades si lo hubieren realizado a tiempo, no se considerará que están al día”, explicó Castillo.
Sobre esta dificultad, el viceministro Nogui Acosta explicó que la información debió ingresar el 1°. de marzo, pero se pospuso para el 1°. de setiembre, así que ya se sabía.
