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El proceso de registro de accionistas y beneficiarios finales avanza por un camino marcado por dudas e inconvenientes para los propietarios de sociedades que deben efectuar el trámite.
El procedimiento se inició este mes de setiembre y se extiende hasta enero del 2020 para las cerca de 370.000 sociedades anónimas registradas en el país, tanto las activas como las inactivas.
Para ingresar a la plataforma y entregar la información requerida es obligatorio contar con el certificado de firma digital.
Sin embargo, las entidades financieras autorizadas para brindar dicho documento no dan abasto e incluso algunas entregan citas hasta noviembre o diciembre, pese a que han ampliado los horarios de atención al público, así lo confirmaron bancos consultados por La Nación.
A finales de agosto pasado, solo el 20% de las sociedades contaba con firma digital, según el Banco Central de Costa Rica (BCCR), entidad que administra dicho sistema.
La entrega de información por parte de las sociedades en la plataforma Registro de transparencia y beneficiarios, también bajo tutela del Banco Central, presenta dificultades porque es “poco amigable” para el usuario, coincidieron especialistas tributarios entrevistados por este diario.
Asimismo porque el trámite de registro de accionistas debe realizarlo el presidente de la sociedad anónima o, en su caso, un apoderado generalísimo quien deberá estar autentificado para dicho proceso por un notario público.
Ni el Ministerio de Hacienda, ni el BCCR respondieron, al cierre de esta nota, las consultas sobre los inconvenientes en el proceso de registro.
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El registro de accionistas es un repositorio de accionistas o beneficiarios finales, que se creó mediante la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal, Ley N°. 9416, aprobada en el 2016.
“Las personas jurídicas o estructuras jurídicas domiciliadas en el país, por medio de su representante legal, deberán proporcionar al Banco Central de Costa Rica el registro o la indicación de los accionistas y beneficiarios finales que tengan una participación sustantiva”, establece dicha Ley.
Por participación sustantiva, el Ministerio de Hacienda definió que sea 15% respecto al capital total de la persona jurídica.
En dicha plataforma también deben inscribirse, una vez que finalice el proceso de sociedades anónimas; las sucursales de sociedades extranjeras, las sociedades de responsabilidad limitada, sociedades civiles, sociedades en nombre colectivo, sociedades en comandita y empresas individuales de responsabilidad limitada.
Saturación de solicitudes
La banca pública confirmó que, durante las últimas semanas, han experimentado un incremento en la demanda de citas para obtener la firma digital.
Hasta el pasado 31 de agosto, 18 entidades financieras otorgaron 37.286 certificados, de los cuales el 58% (21.540) fueron dados por el Banco Nacional, el Banco de Costa Rica (BCR) y el Banco Popular, según datos del BCCR.
El BCR reconoció que el requerimiento de la firma digital, para realizar el proceso de registro de accionistas, generó una demanda del servicio. En promedio la entidad brinda 2.800 documentos digitales por mes. El costo solo de la tarjeta de firma digital es a partir de los $30.
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“Hay una situación circunstancial en la demanda por este servicio debido a la entrada en vigencia del registro de accionistas. En este momento nos encontramos valorando la demanda actual del servicio para tomar otras decisiones al respecto”, detalló la entidad por escrito, pero sin decir cuáles.
El Popular indicó que, desde agosto, amplió los horarios de atención en las siete oficinas donde brindan el servicio.
“La capacidad instalada actual de estas oficinas es atender en promedio unas 100 citas diarias, aproximadamente, y en algunos casos ya se encuentran asignadas citas hasta el mes de noviembre, inclusive”, informó la entidad.
El Nacional detalló que efectúan el proceso de firma digital en 13 sucursales en las cuales tramitan en total 3.300 citas mensuales. La entidad ampliará sus horarios de atención a partir de octubre.
Obstáculos del proceso
Uno de los principales obstáculos que se enfrentan en la inscripción de accionistas es que el proceso debe efectuarlo el presidente de la sociedad.
Si dicha persona no tiene firma digital, el trámite puede hacerlo un apoderado generalísimo que posea el certificado, pero debe autentificarlo un notario público.
“Mediante una asamblea de accionistas (de la sociedad) se puede otorgar un poder especial a una persona para hacer el registro de beneficiarios finales. La otra forma es designar a un apoderado con firma digital, en sustitución del poder del presidente, mediante una protocolización ante notario público”, explicó Tomás Guardia, socio de Servicios Legales de Deloitte.
Guardia resaltó que el notario también debe contar con firma digital, pues debe ingresar al sistema del BCCR y acreditar a la persona autorizada para hacer el registro.
Francisco Villalobos, socio director de ICS Abogados, destacó que en el registro se obliga a detallar el 100% de los accionistas, pese a que hay personas o empresas con menos del 15% de las acciones.
“Todos los sistemas deben ser hechos para el ciudadano medio (...) No puede ser que una medida de control sea tan cara”, resaltó Villalobos.
El especialista destacó que cuando se ingresa al sistema hay preguntas muy específicas con términos muy legales como distribución de capital y el proceso de relleno de los formularios digitales puede tardar hasta una hora.
Bernardo Van der Laat, de la firma BLP abogados, destacó que no está claro qué le pasará a una sociedad si se atrasa en el registro y hay algún movimiento en dicha entidad jurídica, como la venta o compra de un bien.
“La solución (de Hacienda) es clara sobre la multa, pero no dice por ningún lado si se suspenden las sanciones administrativas, como sacar una personería jurídica en el Registro Nacional, por ejemplo”, recalcó Van der Laat.
