Manuel Rodríguez, director de Proyecto EDUS: 'Desde nuestro punto de vista, ya todos los Ebáis tienen expediente digital'

Y en alguna medida es cierto. Pero en otra no.

Es cierto en el tanto a la gran mayoría de los asegurados que acuden a un Ebáis se les llena la historia clínica haciendo uso de un expediente electrónico donde el médico anota los síntomas y lleva control de la medicación, llenando una base de datos en una computadora.

Pero es falso en la medida en que en unos 130 Equipos Básicos de Atención Integral en Salud (Ebáis) --con una cobertura de alrededor de 250.000 personas-- esa información es de circulación restringida: solo la pueden ver en la zona de referencia de cada asegurado y no en otros Ebáis del país, como lo ha prometido la CCSS para el primer nivel de atención.

Manuel Rodríguez Arce dirige el proyecto de Expediente Digital Único en Salud (EDUS), que finalizó la implementación de todos los módulos de ese expediente a finales del 2016, para el 87% de los 1.039 Ebáis que tiene la CCSS.

Rodríguez asegura que en los administrados por terceros --con excepción de los que están a cargo de la Universidad de Iberoamérica (Unibe)--, la información está migrando hacia la base de datos central de la CCSS.

El funcionario promete una finalización de este proceso para el primer semestre de este año. Es el paso paralelo que se está dando y que complementa lo que, asegura, está haciendo la Caja en los hospitales de segundo y tercer nivel.

La siguiente es una entrevista telefónica que Rodríguez sostuvo sobre el tema con La Nación.

Ustedes anunciaron a finales del 2016, que el 100% de los Ebáis tenían ya el expediente digital, y un sondeo que hicimos entre los administrados por terceros se ve que todavía no. ¿Qué pasó?

El tema va por el término migración. Lo que se planificó desde el 2012 fue la implementación del EDUS que, en el caso de los terceros que tenían otro sistema de información, se buscaba integrar esas bases de datos. Con los terceros, con excepción de Unibe que ya incluía el EDUS, estamos integrando todos los datos de atenciones clínicas y las fichas familiares, utilizando de momento sus mismos sistemas de información.

Originalmente, La Nación publicó que se estaba dando una migración, pero las autoridades de la CCSS nos pidieron aclarar porque aducían que ya todo estaba listo.

Para serle muy transparente, me llamó la atención el cambio. Me parece que va mucho en el tema de migración porque de momento lo que se está haciendo es migrando los datos de los asegurados al EDUS. Y eso mucho apoyado en el principio de interoperabilidad que dice que parte de los principios del expediente es integrar la información de las diferentes soluciones en un solo sistema de información.

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¿Qué se está haciendo con los terceros?

Con la habilitación de los nuevos contratos con terceros se está aclarando más, no solo el tema EDUS sino el de sistemas de información de la Caja con terceros. No solo es un tema de sistema de información que se está ajustando sino que la administración como tal de estas Áreas de Salud se está trasladando a las Direcciones Regionales. Entonces, ellos siguen utilizando sus sistemas de información, y lo que se está haciendo son las migraciones al EDUS de los datos de las atenciones de los pacientes, que son datos CCSS, para tener el concepto de Expediente Digital Único en Salud.

¿Cuándo tienen previsto finalizar esta etapa de Migración pensando en el escenario ideal: de que los datos de un paciente puedan ser vistos en cualquier Ebáis? Esto no se puede hacer aún en los Ebáis administrados por terceros, con excepción de Unibe.

Correcto. Ya está analizado el proceso. La CCSS tiene una estructura de datos, que son aquellos valores que vamos a migrar de esos sistemas de información al EDUS; por ejemplo, nombre, cédula, fecha de nacimiento, diagnóstico, prescripción, etcétera. Esto ya se definió, se hace un análisis de cada una de las informaciones y ya prácticamente todos los terceros dieron un check para que ese proceso se migre al EDUS.

"Ahora se está en la parte meramente técnica de migrar toda esa base de datos al expediente. Estos procesos son complejos que tienen validaciones importantes para no generar errores en el expediente clínico, y esperamos que en este semestre queden todas migradas para permtir ese único depositorio de información".

Le sigo insistiendo en lo que ustedes dijeron al principio: el 100% estaba listo. Pero no es así, siguen en un proceso de migración para que toda esa información esté en una base única.

Lo que plantea el tema de la ley es que todas las unidades tengan expediente digital único en salud. Desde nuestro punto de vista, esas unidades desde mucho antes del 2000 tenían su expediente digital. La interpretación que nosotros damos en ese sentido es que todos los Ebáis de la Caja tienen expediente digital, todos tienen sistema de agendas y citas y sistema de ficha familiar.

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Pero lo que no hay es una integración para tener ese escenario ideal: que en un Ebáis puedan ver toda mi historia clínica, medicamentos y exámenes. ¿Esto todavía no?

Sí, correcto. La primera etapa de migración es toda la parte de identificación y adscripción, todo esto se migró de terceros a la base de datos centralizada. Y ese es el proceso de atenciones que continúa en proceso de migración. Pero sí el concepto en esa línea además del tema contractual con ellos, es que estén usando el expediente electrónico para la atención de los usuarios. Que sí está en proceso esa migración final de las atenciones que ellos realizan con su expediente electrónico a la base de datos EDUS.

¿Eso es lo que estaría finalizado en el primer semestre de este año?

Sí, correcto. Ya hay un avance de cada una de las unidades. Esa información está para el trámite meramente tecnológico operativo. Por ejemplo, ese mismo esquema lo usamos con un par de unidades de la Caja que tenían expediente elecrónico y ya eso está funcionando de esa forma, integrado.

En el primer mes, ¿cómo han funcionado la integración en las unidades que tienen el 100% del EDUS?

Importante aclarar que es un proceso gradual. El cierre fue bastante fuerte, todavía estamos en algunos centros con los médicos ayudando a que se adapten a esta nueva tecnología. En términos generales, creemos que la aceptación ha sido bastante buena.

¿Qué hay por mejorar?

Sí hay que optimizar algunos procesos. Por ejemplo, en este momento, por un acuerdo de Junta Directiva, la Gerencia Médica está revisando la cantidad de formularios y variables que tiene el expediente, con el objetivo de analizar qué es lo pertinente y necesario para garantizar una atención integral de calidad. Hay otros elementos que requieren una valoración para determinar si se incluyen o no, o se continúa captando esas variables en el proceso de atención.

"Es importante que se empieza a visualizar los beneficios de la integración con los hospitales de segundo nivel y a nivel de redes. El hecho de que los historiales, las referencias y contrarreferencias en una zona como la región Huetar Atlántica (Limón) permiten visualizar con mayor claridad los beneficios de tener un sistema integrado. También hay un tema de usabilidad, porque es un proceso gradual. Se analizan algunos temas más en el área técnica para facilitarle a los usuarios, llámense enfermeras, médicos, personal administrativo, una mayor adopción de la tecnología. Estamos trabajando en analizar cómo podemos ser más eficientes en el tema de sistemas de información".

¿Cuáles son las áreas que más han avanzado y cuáles son la menos?

En este momento, la Huetar Atlántica, Pacífica Central, Chorotega y Brunca son las que más se han adaptado al proceso. Aquí hay un tema de extensión, no se pueden comparar en cuanto a cantidad de sitios con la Central Norte y Central Sur, pero también es importante porque han logrado avanzar con los hospitales. En los periféricos, llámense Max Terán, Nicoya, Upala, Golfito, Osa ya tienen soluciones con expediente digital tanto en la parte de agendas y citas como en urgencias y en algunas especialidades. Esto fortalece el tema del primer nivel. Todos los problemas de conectividad quedaron solventados.

"Indicar que el personal, en la organización del proyecto como tal, cada región tiene personal responsable por cada sistema de información. Esto nos ha permitido, en la lógica del proyecto, darle continuidad a todo el proceso. Porque en el primer nivel se pasa por una etapa de implementación y ahora estamos en una fase de transición hacia la operación, que va a ser soportada por las Áreas de Salud y las Direcciones Regionales".

El gran cierre, la gran fecha donde ya todo esto va a estar integrado, primer, segundo y tercer nivel, es diciembre del 2018.

Sí, correcto. Tenemos diciembre 2018.

Donde ya se pueda cumplir ese gran ideal de que cualquier asegurado pueda tener acceso a su expediente en cualquier parte del país.

Correcto, correcto. Al final, es una optimización de los recursos en general. Cuando ya se tiene la información centralizada, se podrá ver la capacidad de sustitución de las unidades, por ejemplo. Pueden planificar mejor el tema de las sustituciones. Ya perfilan un poco más las gestiones sobre la gestión en salud.