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En pleno cierre del Banco Anglo, en 1994, muchos clientes de la entidad se vieron en una difícil situación: pese a que ya habían cancelado su crédito de vivienda, no habían levantado la hipoteca, y, como se les había extraviado el recibo que daba fe de ello, no tenían forma de comprobar aquella transacción ante el sistema financiero.
Tal y como había ocurrido con la institución bancaria, el archivo del ente, donde se resguardaban todas las transacciones de los usuarios, había sucumbido, y no existía otro respaldo de los pagos.
Más de 20 años han pasado y, aunque la situación no sería tan crítica en la actualidad debido a los avances tecnológicos, el tema de cómo preservar la información pública sigue siendo una piedra en el zapato para las instituciones estatales.
Más aún, el bache digital en el que se encuentran estos sistemas de archivos –la mayoría de los cuales no cuenta con soporte electrónico– frena por completo el acceso que deberían tener los ciudadanos a los datos que, por derecho, pueden obtener.
¿De qué tipo de documentos se trata? Por ejemplo, del expediente médico de un ciudadano; de los certificados de contratación administrativa, que revelan la forma en la que se invierten los recursos del Estado; de las actas de las leyes dictadas por la Asamblea Legislativa y de los protocolos de todos los abogados del país.
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Este y otros tópicos son analizados en el XXIX Congreso Archivístico Nacional: nuevas reglas del juego, que se lleva a cabo este miércoles 19 y jueves 20 de julio en el hotel Holiday Inn, en San José.
"No podemos obviar la realidad y es que gran parte de la información que se produce actualmente es en soporte electrónico... La gestión de documentos electrónicos es un gran reto que tenemos y, lamentablemente, en el Estado costarricense estamos muy mal con eso", aseguró Natalia Cantillano, coordinadora del departamento de Servicios Archivísticos Externos del Archivo Nacional.
'Digitalización' con sentido
El tímido camino del país para poner al alcance de los ciudadanos documentos digitales organizados eficientemente, tiene su origen en el hecho de que muy pocas instituciones cuentan con un archivo físico.
Según Cantillano, de las 350 entidades gubernamentales, solo el 51% dispone de un sitio destinado a ese fin, y no tienen contabilizado cuántas de estas han implementado el soporte digital de sus datos.
La funcionaria enfatizó que esa migración de la parte impresa a la digital debe ser responsable, de manera que no se realicen solo réplicas de los documentos, sino que esta información esté gestionada y ordenada de manera eficiente para los usuarios.
"Hemos visto muchos casos de empresas que llegan a venderles servicios de digitalización de documentos a las instituciones públicas, pero ese proceso no se hace de manera responsable. Si la gestión de esos documentos es en papel, hay que organizar esa información, para que, ya digitalizada, llegue a buen puerto", aseveró.
Para la especialista, en el país, pocos entes como la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (Aresep) y el Banco Central llevan terreno adelantado si se trata de acabar con ese vacío de datos disponibles en soporte electrónico.
Uno de los sectores más críticos en ese sentido es el municipal, agregó Cantillano, donde el reto por que haya información organizada, ya sea impresa o en línea, es mucho mayor.
Desde otras trincheras
El mismo criterio comparte María Teresa Bermúdez, coordinadora de la carrera de Archivística de la Universidad de Costa Rica (UCR), quien aseguró que no se trata de pasar al formato 'en línea', sino de hacerlo eficiente.
"Hay instituciones que imponen la política de cero papeles, pero no usan firma digital, entonces se trata de documentos que no tienen peso legal ni carácter probatorio", afirmó.
De nuestro archivo: Firma digital se usa en una de cada tres entidades.
Alexánder Barquero, director de Certificadores de Firma Digital del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones (Micitt), enfatizó que lo indispensable no es que el Estado convierta sus archivos al soporte digital, sino que deje de producirlos en forma impresa y los origine electrónicamente.
"Lo ideal no es la digitalización, sino que ya dejen de producir documentos en físico y empiecen a procesarlos en digital... Solo así podemos aspirar a un ágil acceso a la información, a eficiencia, a transparencia, a una lectura rápida de los datos para tomar mejores decisiones", aseveró.
Reforma a la Ley
Aunque el Archivo Nacional tiene 136 años de existir, fue hasta 1990, con la promulgación de la Ley 7202, de creación del Sistema Nacional de Archivos, cuando el gremio empezó a consolidarse.
Dicha reglamentación obliga a todas las instituciones públicas a contar con un archivo central, aún cuando 27 años después no se hace efectiva, pues muy pocas entidades cumplen con ese mandato.
En ese sentido, el Archivo Nacional es el órgano rector del sistema; es el encargado de establecer políticas y fiscalizar la labor de los archivos estatales.
En esa función, es que la instancia organiza el XXIX Congreso Archivístico Nacional: nuevas reglas del juego, que este año propone una reforma a la Ley 7202, con el fin de renovar y hacer más eficientes las funciones de los archivos gubernamentales.
Además del reto de la digitalización, la nueva propuesta busca, entre otros aspectos, que los órganos estatales cumplan con requisitos básicos como lo son contar con un sitio dedicado al área de archivo, con un archivista (el profesional de esa rama) y con un comité que fiscalice la labor de esa instancia.
El Congreso también servirá para presentar una política nacional de gestión y conservación de documentos, así como una norma para estandarizar la manera en que estos datos deben almacenarse.
Por último, también se definirá el papel que asumiría el Archivo Nacional como entidad rectora de esta materia, en el futuro panorama de gestión de datos por parte de la función pública.
