MEP administra a mano su enorme planilla aunque gastó millones en sistema de pagos

Horas extra, días de vacaciones, asistencia, constancias, pago de carrera profesional y certificaciones de cerca de 85.000 funcionarios se procesan parcial o totalmente a mano en el Ministerio de Educación Pública.

La razón es que la fase II del sistema de pagos Integra 2, que vendría a automatizar esos procesos, no se ha implementado aunque hace cuatro años se recibió “a satisfacción”.

Esa fase que incluía los módulos de registro de vacaciones y horas extra, entre otros trámites, significó una erogación de ¢261 millones. El monto contemplaba ¢146 millones para ponerlo en operación y ¢115 millones para darle mantenimiento.

Debido a que esa plataforma de Integra 2 no está en funcionamiento, en el MEP deben utilizar plataformas obsoletas y herramientas semimanuales para realizar esos trámites.

En ocasiones, tienen que digitar varias veces la misma información en distintos módulos, lo que compromete la eficiencia del sistema de planilla y aumenta el riesgo de inconsistencias y de atrasos en la inclusión de movimientos, como los que ocasionan los frecuentes pagos de sumas de más.

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Estos fueron algunos de los hallazgos que la Contraloría General de la República (CGR) detalló en su informe DFOE-SOC-IF-00019-2018 acerca de los módulos informáticos y procesos relacionados con la gestión de la planilla salarial del MEP, la infraestructura que la soporta, su diseño y operación.

El sistema Integra 2 (que incluía en su diseño la fase I y la II) comenzó a implementarse en abril del 2014 con la idea de agilizar y controlar el pago en la institución con la planilla más grande del país.

“Durante el estudio se determinó que no se han implementado los módulos de la fase II del sistema Integra 2 y el personal del MEP continúa procesando la información base para la planilla mensual a través de aplicaciones que se desarrollaron para el Sistema Integrado de Gestión de Recurso Humano (SIGRH), descontinuado hace varios años, explicó la CGR en su informe.

Incluso, según el documento, en algunos casos se desarrollan los procesos hasta de forma semimanual, en archivos de órdenes (script) y redigitando casi toda la información en el sistema Integra 2.

"Ejemplo de lo anterior son las horas extras, las cuales se procesan mediante hojas de cálculo y la digitación manual de los controles de asistencia de los centros educativos”, indicó la CGR.

El período del análisis del órgano contralor comprendió desde el 1.° de enero de 2015 hasta el 31 de julio de 2018. El informe fue dado a conocer a finales del 2018.

¿Por qué no usan el sistema pese a que pagaron por él?

Según Alberto Orozco, director de Informática de Gestión del MEP, se requiere más dinero para poner a funcionar la fase II del nuevo sistema de pago.

De acuerdo con el funcionario, esa situación se dio desde el momento en que se iba a poner en operación, debido a que tanto el Servicio Civil como el departamento de Recursos Humanos del MEP solicitaron nuevos requerimientos para esos módulos y ya no había dinero para atender la solicitud.

“Ya nosotros no teníamos recursos económicos para esas modificaciones. El producto se le cedió al Ministerio de Hacienda, lo cedimos y Hacienda tenía que buscar los recursos económicos para poder hacer esas modificaciones, pero los recursos no se los dieron por la restricción del gasto", dijo.

Orozco explicó que como no se incluyeron esas necesidades, no operan los módulos y por lo tanto deben recurrir a los sistemas viejos.

Sistema en manos de Hacienda

Según la Contraloría, el sistema Integra 2 fue cedido al Ministerio de Hacienda, en abril del 2015, y se encuentra alojado en la infraestructura tecnológica de esta institución; la Dirección de Recursos Humanos del MEP pasó a ser un usuario del sistema.

Cuando la Unidad de Planillas del MEP aplica el proceso de validación de la propuesta de planilla en el sistema Integra 2, esta, generalmente, reporta inconsistencias. Para solventar esas inconsistencias, el Ministerio, también de forma manual, debe copiar estos reportes del sistema y trasladarlos a una hoja de cálculo para analizarlos.

Luego, envían la hoja de cálculo al Ministerio de Hacienda con los movimientos que proceden y que deben incluirse en la planilla para el pago respectivo, mediante un script que actualiza la información en el sistema de forma directa.

“La verificación de los datos contenidos en esa hoja de cálculo se lleva a cabo vía telefónica, entre los técnicos de ambos ministerios. Por otra parte, la información suministrada por los reportes de la planilla y otras herramientas, que se basan en el sistema Integra 2, es limitada e insuficiente para la toma de decisiones del MEP e inclusive para respaldar plenamente los procesos de recursos humanos y para el control de calidad que pueda ejercer la Auditoría Interna”, indica la CGR.

En una encuesta realizada por la Contraloría al personal de Recursos Humanos del MEP, el 56% de los funcionarios considera que no cuenta con las herramientas informáticas para el análisis de información y que estas serían útiles para sus funciones, y un 38% de los encuestados indicaron que requieren información de Integra 2 que no la pueden acceder mediante los reportes y consultas del sistema.

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El 51% de los encuestados consideró que el sistema Integra 2 diariamente se ve afectado en su rendimiento, tornándose lento, y un 42% considera que esta situación se presenta de manera periódica, sea semanal, quincenal o mensual.

“Lo anterior incrementa el riesgo de continuidad de operación de la planilla salarial del MEP, pues no existen documentos que le garanticen a este Ministerio el correcto desempeño y disponibilidad de los sistemas que respaldan el proceso crítico del pago de salarios a más de 84.000 funcionarios de la Institución.

"Además, se imposibilita la mejora continua, ya que el MEP no tiene acceso a la información que permita la revisión efectiva de los pagos, lo que provoca la dificultad en la revisión de acciones y consultas interpuestas por los funcionarios ante errores de la administración”, indica la CGR.

La Contraloría criticó la relación existente entre los ministerios de Educación Pública y Hacienda, ya que no hay una definición de responsabilidades que establezca, de manera clara, a cuál le corresponde la atención de los nuevos requerimientos de los funcionarios del MEP en torno al sistema Integra 2.

Tampoco está claro, cuál institución debe implementar los módulos de la fase II que están desarrollados y pendientes de ajustes. Esto, según el órgano contralor, es lo que ha causado que la implementación de la fase II haya quedado truncada.

Tras el informe de Contraloría, Orozco añadió que entre Hacienda y el MEP están buscando los recursos para desarrollar los requerimientos pendientes y poner a funcionar la fase II.

¿Qué incluían las dos fases de Integra 2?